A gestão da folha de pagamento sempre foi um dos pilares da administração de uma empresa. Responsável por remunerar colaboradores, calcular encargos, tributos e benefícios, ela é também uma das áreas mais auditadas e que mais geram risco de passivos trabalhistas, especialmente quando há mudanças legais ou interpretações diferentes da legislação.

Em 2026, observa-se um movimento importante de atualização das regras trabalhistas que impacta diretamente a rotina da folha. Assuntos como controle de jornada em feriados e pontos facultativos, trabalho remoto (home office), banco de horas, acordos coletivos e gestão de absenteísmo passaram a exigir atenção redobrada por parte das empresas, principalmente para PMEs, que muitas vezes contam com equipes enxutas e departamentos pessoais limitados.

Este artigo traz as principais mudanças, suas implicações e orientações práticas para que sua empresa esteja em conformidade e evite surpresas no decorrer do ano.

1. O novo contexto legal da folha de pagamento em 2026

Mesmo sem uma reforma da CLT propriamente dita, várias atualizações e interpretações legais vêm sendo consolidadas ao longo dos últimos anos e passam a impactar a rotina prática do Departamento Pessoal em 2026. Entre os pontos que vêm ganhando relevância estão:

a) Controle de jornada em feriados e pontos facultativos

O controle de jornada continua obrigatório em qualquer situação em que haja imposição de horário ou fiscalização de presença.
Nos casos de trabalho em feriados ou pontos facultativos, a empresa deve estar preparada para:

• garantir o registro correto das horas trabalhadas;
• aplicar o regime de compensação (banco de horas) quando permitido em acordo coletivo;
• pagar eventuais adicionais quando não houver compensação válida.

b) Work from home (home office) e controle de jornada

O trabalho remoto deixou de ser uma alternativa emergencial da pandemia e consolidou-se no ambiente empresarial. Com isso, é fundamental que:

• exista contrato formalizado prevendo regime de trabalho remoto;
• a empresa estabeleça regras claras sobre controle de jornada, quando aplicável;
• sejam definidos limites de responsabilidade sobre despesas;
• haja clareza sobre metas, entregas e indicadores de produtividade.

2. Banco de horas e acordos coletivos: como funcionam agora

Banco de horas

O banco de horas é uma ferramenta eficiente para flexibilizar a jornada de trabalho, desde que esteja previsto em acordo ou convenção coletiva de trabalho. Para que ele seja válido, é preciso:

• formalizar por escrito o acordo com o sindicato da categoria;
• estabelecer regras claras de compensação e prazos;
• implementar controle efetivo de horas acumuladas e compensadas;
• observar os limites máximos permitidos por lei.

Sem um acordo coletivo válido, o banco de horas pode ser considerado irregular e gerar passivos trabalhistas.

Acordos coletivos

Os acordos coletivos se tornaram ainda mais importantes para PMEs que desejam ter flexibilidade sem cair em irregularidade. Eles permitem:

• estabelecer regimes diferenciados de jornada;
• criar mecanismos próprios de compensação;
• definir critérios de trabalho em feriados e pontos facultativos;
• alinhar expectativas entre empregador e empregados.

Contar com orientação jurídica ou contábil especializada para elaborar e acompanhar acordos coletivos é essencial para evitar interpretação equivocada da legislação.

3. Gestão de absenteísmo: como proteger sua folha

O absenteísmo (faltas, atrasos e ausências) frequentes impacta diretamente o controle da folha e aumenta os custos trabalhistas. Para gerenciá-lo de forma eficaz:

• implemente política interna clara de frequência e justificativas;
• combine metas, horários e flexibilidade com regras objetivas;
• utilize ferramentas de ponto eletrônico ou digital;
• invista em comunicação interna e formação de equipes.

A falta de controle pode gerar pagamentos indevidos, reflexos em férias ou 13º salário, além de expor a empresa a questionamentos trabalhistas.

4. Quais são os principais impactos para sua empresa em 2026

Fiscal e financeiro

• Possibilidade de encargos adicionais por erros de controle;
• Necessidade de provisionamento correto para férias, 13º, INSS e FGTS;
• Reflexos diretos no fluxo de caixa quando há pagamentos retroativos.

Trabalhista

• Risco de autuações por irregularidades no controle de jornada;
• Ações judiciais por pagamento indevido ou não compensado;
• Penalidades por desrespeito à legislação de trabalho remoto ou feriados.

Contábil

• Integração entre folha e sistemas fiscais (DCTFWeb, EFD-Reinf, eSocial);
• Maior necessidade de acompanhamento e conferência de informações;
• Impacto nas obrigações acessórias e declarações periódicas.

5. Como sua empresa deve agir

1. Atualize seus contratos de trabalho
Inclua cláusulas específicas para trabalho remoto e banco de horas.

2. Defina regras claras de controle de jornada
Implante ou revise sistemas de ponto, especialmente com home office ou horários flexíveis.

3. Formalize acordos coletivos quando necessário
Consulte sindicatos para adaptar jornadas e compensações.

4. Integre folha com sistemas fiscais e contábeis
A falta dessa integração gera retrabalho e inconsistências.

5. Conte com apoio especializado
A legislação é detalhada e varia conforme a categoria, porte e atividade. É essencial contar com orientação técnica para evitar riscos.

Enfim, a Folha de Pagamento 2026 exige mais estratégia e precisão.

A Folha de Pagamento nunca foi apenas um item operacional. Em 2026, ela se consolida como um fator estratégico da gestão empresarial, influenciando compliance, resultados financeiros e clima organizacional.

Quem encara essa área com seriedade, organização e apoio especializado, evita custos desnecessários, riscos trabalhistas e mantendo a conformidade com as mudanças legais.

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